国有资产管理处档案管理条例

    为加强和规范国有资产管理处（以下简称国资处）档案管理工作，维护国资处形成的各类档案的完整、长久与安全，根据《哈尔滨工业大学档案工作规范》，结合我处工作实际，制订本条例。
    一、档案的定义
    本条例所称的档案是指国资处在从事学校固定资产、大宗物品招标、无形资产管理等各项工作中直接形成的对国家、学校具有保存价值的，以文字、图表、声音、图像、照片、数据库以及管理软件等各种形式记录在各种载体上的材料。
    二、组织领导与机构设置    
    国资处档案管理工作实行处长负责制，建立档案工作领导小组（以下简称领导小组）。领导小组组长由处长担任，副组长由副处长担任，成员由各办公室主任组成。
综合办公室负责组织实施、各办公室通力合作，接受学校档案馆指导、监督和检查。
    三、兼职档案管理岗位设置
    （一）国资处档案工作在领导小组领导下，由综合办公室负责档案管理总协调工作，并设兼职专项档案管理岗位3个：综合档案管理岗位（岗位设在综合办）；招标档案管理岗位（岗位设在招标办）；进口设备档案管理岗位（岗位设在资产办）。
    （二）处内所属其他办公室对不定期的重要项目资料，也应当根据档案馆的归档要求，将随时形成文件材料整理完备，及时归入档案馆归档管理。 
    （三）处内兼职专项档案管理人员确定后报档案馆备案，人员调整时重新备案。
    四、档案管理工作责任
    （一）主管领导责任：
    1.贯彻落实上级有关档案工作的法律、法规和方针政策，执行学校有关档案工作的规章制度和工作要求，组织制定本单位档案管理的规章制度；
    2. 将档案管理工作要求纳入本单位年度工作计划和工作总结之中，档案管理职责纳入各兼职人员的岗位职责之中，并作为年终考核的内容之一。做到在“布置、检查、总结”各项工作的同时，“布置、检查、总结”档案或档案管理工作情况；
    3. 为档案管理工作人员提供所需的工作条件。
    （二） 综合办公室的职责：
    1. 起草制定国资处档案工作的规章制度和实施细则；
    2. 负责在本单位开展档案宣传教育工作，不断提高所属人员的档案意识；
    3. 配合档案馆指导本单位有关人员作好各类档案的形成、积累、收集、征集及整理组卷和归档工作；
    4. 负责注意保守党和国家的档案秘密事项，确保各阶段工作档案的安全；
    5. 做好本单位二级档案的保存和管理，确保在有效的时间内的档案完整性；
    6. 参加校档案馆组织的有关活动,督促完成学校和档案馆布置的各项工作。
    （三）兼职专项档案工作人员职责：
    1. 结合本职工作依照校级归档范围要求，认真收集和审核所形成的归档材料是否齐全，签批署的文件、资料、采集的信息和记录是否完备，按着要求进行整理、妥善保管；
    2. 某项工作结束或按年度归档时间进行登记、编目、装订成册，按归档规范归入学校档案馆；
    3. 属于二级档案管理范围的处内形成的请示文件、批复文件、会议纪要、各种报表、工作总结及数据库等档案材料，可随时整理，随时归入综合办公室进行分类管理。
    五、档案管理工作奖惩
    1. 对在档案管理工作中表现突出，做出成绩和贡献的人员，处在适当的时间将给予表扬或上报学校给予奖励。
    2. 国资处对档案管理工作实行责任制,对因工作失误造成一定的损失的, 要视情节对相关责任人批评教育、予以相应处罚或上报学校依法、依纪追究责任人和相关领导的责任。
    六、以上条列请各办公室遵照执行
    附件：国资处档案归档范围、保管期限、归档时间一览表


                                                                     国有资产管理处
                                                              二�一�年十一月三十日